Как переслать документы по Украине и за границу: быстро, экономно, надежно (Блог)

Совсем недавно мне пришлось отправлять документы из Львова в Киев. Сделать это нужно было быстро и надежно, ведь не хотелось рисковать, отправляя ценные документы. Тогда я начала искать способы отправки документов, которыми хочу поделиться с вами. 

Способ 1 – Пересылка документов поездом, маршруткой

Первая мысль, которая пришла мне в голову – отправить документы поездом. Если отправить  посылку вечерним поездом, то на следующее утро документы должны быть в Киеве. Преимуществом данного способа является быстрота пересылки, ведь поезда, маршрутные такси курсируют по графику и через 6-12 часов прибывают в Киев. Основной недостаток такой операции – нет гарантии, что документы в целостности и сохранности «прибудут» в точку назначения. Ведь очень трудно предсказать, ответственный ли проводник, через которого осуществляется пересылка документов, то есть гарантии сохранности документов - минимальные. Еще один недостаток: пересылая документы поездом или маршруткой, необходимо искать человека, который встретит их на вокзале и доставит к месту назначения. Если говорить о пересылке документов поездом за границу, то недостатков такой идеи еще больше. Во-первых, из Львова можно отправить документы только в 10 иностранных городов (куда есть прямые маршруты, по данным «Укрзализныци») – то есть, в другие города, в том числе в города на других континентах, такой возможности отправки нет. Во-вторых, украинские города сообщаются поездами только с большими иностранными городами. Поэтому для получателя, который находится в маленьком иностранном городе, будет проблематично ехать за посылкой в другой город. Финансовой аспект операции: нет фиксированной стоимости пересылки, обычно от 30 до 50 грн по Украине, немного дороже за границу. Учитывая множество недостатков и рисков, мне пришлось отказаться от такого варианта пересылки.

Способ 2 – Пересылка документов Укрпочтой

1. Одним из самых простых способов пересылки документов является простое отправление письмом. Достаточно купить конверт, марку и бросить письмо с документами в почтовый ящик (если документы поместятся в обычный конверт). Этот способ пересылки документов является наиболее рискованным, дешевым и длительным (по сравнению с другими услугами, предлагаемыми Укрпочтой). Получатель документов сможет их получить через свой почтовый ящик. Срок пересылки – до 7 дней из Львова в Киев и нет гарантии, что ваши документы будут доставлены получателю. Кроме того, вы можете отправить простое письмо или бандероль через отделение Укрпочты, где вы сможете получить подтверждение отправки письма или бандероли. Стоимость услуги зависит от приоритетности письма или бандероли, веса. Приоритетность письма или бандероли устанавливается по желанию отправителя. По словам сотрудников Укрпочты, приоритетное письмо (или бандероль) может быть доставлено быстрее, то есть имеет приоритет при пересылке. Для отправления приоритетного письма необходимо посетить отделение Укрпочты и заплатить больше, чем за отправку неприоритетного. Приоритетное письмо (бандероль) обозначается буквой П.

Таблица 1. Стоимость простой пересылки документов письмом (июль-2023)

2. Услуга «Рекомендательное письмо». Этот способ пересылки документов является менее рискованным в сравнении с предыдущим. Для отправки документов можно обратиться в отделение Укрпочты или заказать услугу через интернет. Рекомендательное письмо (с вашими документами) будет вручено адресату под расписку. Гарантией для отправителя является квитанция о подтверждении подачи документов, а факт пересылки подтверждается подписью получателя. Стоимость услуги зависит от веса посылки, упаковки и приоритетности. За отметку «рекомендательный лист» придется доплатить дополнительно к оплате за массу 11 грн за для пересылки документов по Украине и 2,7 долл. США для пересылки за границу.

3. Услуга "Курьерская доставка". Я выбрала этот способ пересылки документов, так как он является наиболее надежным и быстрым. Заказать данную услугу можно в отделении Укрпочты или через интернет. Стоимость услуги включает стоимость забора и доставки курьером под каждый адрес и стоимость обработки и перевозки. Гарантией для отправителя также является квитанция о подтверждении отправки документов.

Таблица 2. Тарифы на массовый курьерский забор или доставку на 12.07.2023 г.

Тарифы на международные отправления можно посмотреть здесь

Средние сроки пересылки документов авиатранспортом за границу, пользуясь услугами Укрпочты: Англия – 8,3-9 дней, Австралия – 12,8 дней, Египет – 8-9 дней, США – 7,7 дней (во время военного положения могут отличаться).

Пользуясь услугой «Рекомендательное письмо» или «Курьерская доставка» отправитель может воспользоваться дополнительными услугами:

• заказное уведомление о вручении (стоимость сообщения составляет 24 грн с НДС при пересылке по Украине
• страховка: за объявленную ценность взимается плата 1% от суммы объявленной ценности в гривнах, но не менее 1,00 грн с НДС

Способ 3 – Пересылка документов через DHL

Компания DHL является ведущим в мире поставщиком услуг в области экспресс-доставки.

Компания предлагает несколько вариантов доставки документов:

Domestic Economy Select – доставка от двери до двери. Данную услугу лучше всего использовать для транспортировки самых срочных отправлений. Конечно, и стоимость услуги будет самой высокой. Кстати, компания гарантирует возврат тарифа при несоблюдении срока доставки.

Express 9:00 (или 10:30, 12:00, 18:00) – доставка документов в ближайший возможный рабочей день к определенному времени.

Стоимость пересылки документов зависит от веса посылки и страны-адресата. В зависимости от зоны (местонахождения страны) компания предлагает разные способы пересылки. 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На период военного времени с 01-04-2022 действует только сервис CARGO. Остальные сервисы временно недоступны.

Таблица 3. Стоимость отправки документов по Украине и за границу, грн без НДС (Тарифы  подсчитаны с помощью калькулятора для документов следующих размеров: 30 x 15 x 5 см) по состоянию на 2020 год.

Способ 4 – Пересылка документов через UPS

Следующая специализированная компания по пересылке документов – UPS. Компания предлагает услуги пересылки, как по Украине, так и в другие страны.

Для того чтобы узнать стоимость пересылки документов в ту или иную страну, необходимо ознакомиться с таблицами зон и тарифов. В зависимости от местонахождения страны компания предлагает разные программы отправки документов: express plus, express, express saver и еxpedited По Украине доставка документов осуществляется только по программе express saver (в течение 1-3 дней). Компания пересылает документы в более чем 200 стран мира.

Для очень срочных потребностей лучше воспользоваться сервисом доставки UPS Express – доставка осуществляется  на следующее утро в страны Европейского Сообщества и быстрая доставка в другие страны мира. Сроки доставки: в страны ЕС - доставка на следующий день до 10.30-12.00;  в США, Канаду – доставка на второй рабочий день до 10.30-12.00; в страны Азии – доставка до 12.00 в течение 2-3 рабочих дней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На период военного времени с 01-04-2022 действует только сервис CARGO. Остальные сервисы временно недоступны.

Таблица 4. Стоимость пересылки документов компанией UPS в тарифах Express Plus и  Express Saver, грн (по состоянию на март-2021)

Дополнительные возможности при отправке документов через UPS

1. Доставка в субботу. За пересылку в выходной день придется доплатить 582,47 грн. Разумеется, данную услугу используют при необходимости очень срочной доставки.
2. Возможность рассчитать время доставки документов по указанному адресу с помощью сайта компании. Для этого необходимо предоставить следующую информацию: пункт отправления (город, почтовый индекс), пункт доставки (город, почтовый индекс), дата отправления, вес.  Например, срок доставки документов со Львова в Киев составляет до 3 дня.
3. Вызов курьера.  Для того чтобы договориться о заборе документов, можно позвонить по номеру и заказать услугу.  Стоимость данной услугивключена в общую стоимость отправки документов. Кроме того, для отправки документов можно обратиться в офис UPS.
4. Отслеживание отправленных документов. Компания UPS предлагает несколько способов отслеживания за пересылкой: с помощью электронной почты, по номеру авианакладной, по коду заказа.
5. Гарантии для отправителя. UPS несет ответственность лишь за недостаточную осторожность, и ее ответственность  ограничивается доказанным ущербом в эквиваленте 100 долларов США за посылку, если большая ценность не была заявлена ​​отправителем. Поэтому, если вы отправляете ценные документы, вы можете застраховать их и получить право на больший лимит ответственности. Для этого необходимо указать большую стоимость посылки в накладной и уплатить дополнительный сбор (ценность пакета не может превышать эквивалент 50 тысяч долларов США). Тогда ответственность UPS ограничивается доказанным ущербом, который не превышает заявленной суммы. 

Способ 5 – Пересылка документов через PONY EXPRESS

Компания PONY EXPRESS осуществляет доставку документов внутри городов, по Украине, а также международные отправления. Ознакомиться с полным перечнем тарифов можно на сайте компании. Тарифы разнятся в зависимости от зоны отправления и зоны доставки, веса, срочности доставки. Срок доставки по Украине по программе «Экспресс доставка» - 1-2 дня, по программе «Эконом доставка» - 2-5 дней.

Таблица 5. Стоимость отправки документов из Львова в Киев, грн без НДС (по состоянию на июль-2023)

Компания PONY EXPRESS осуществляет срочную доставку документов в 218 стран мира дальнего зарубежья и в страны СНГ. При пересылке документов за границу существуют некоторые ограничения по весу – 31,5 кг, максимальные габариты - 30см*30см*40 см.

Для заказа услуги по пересылке документов можно отправить электронное письмо по адресу компании или посетить офис компании. Посетить офис компании могут только жители таких городов как Киев, Днепр, Львов, Одесса, Харьков, так как в других городах нет представительства компании.

Компания PONY EXPRESS несет ответственность в размере 250 грн. за отправку документов, упакованных в фирменный конверт PONY EXPRESS, и 2500 грн. за другие посылки, отправленные по одной накладной, если отправителем не объявляется высшая ценность отправления.

Если вы хотите застраховать документы на большую сумму, вам необходимо объявить ценность отправления (больше 2500 грн) и оплатить дополнительный сбор в размере 1%. Максимальна сумма – 15000 грн, если вы обьявили ценность отправления свыше 15000 грн, то возможность транспортировки будет рассматриваться индивидуально.

Перечень дополнительных услуг компании включает: предоставление информации или уведомления о доставке отправления; предоставление информации из архива; переадресация отправлений для доставки по другому адресу; возврат отправлений; заказ курьера по электронной почте; отслеживание отправлений на сайте компании.

Рассмотрев базовые услуги и тарифы ведущих компаний по пересылке документов, хотелось бы сравнить их. Предположим, нам необходимо переслать документы весом 500 г из Львова в Киев и из Львова в Англию. Рассмотрим самый быстрый способ пересылки и самый дешевый.

Таблица 7. Сравнение услуг ведущих компаний по пересылке документов

Как выгодно отправить посылку: почтовые отделения, курьеры, почтаматы